Encontré este artículo . Muy buena iniciativa ...pero no sería hora de que cada cual atienda su juego? Que nuestra profesión sea reconocida es tarea de todos...

Organización y limpieza de archivos, un negocio ordenado

Clerk clasifica y acomoda documentos en papel; facturó más de 500.0000 pesos

Lunes 22 de octubre de 2007 |

Guillermo López Ruf creó la compañía en 2005 junto con su madre, Alicia Sciaini Foto: Gustavo Seiguer

Guillermo López Ruf y su madre, Alicia Sciaini, conocen el desorden como pocos. Hace dos años crearon Clerk, una compañía especializada en organización y armado de archivos, y en esos espacios han encontrado desde arbolitos de Navidad hasta heladeras.

"Las empresas confunden archivo con depósito. Desconocen en realidad cómo manejar sus papeles, suelen guardarlos cerca de las bocas de gas o en bolsas de nylon, un material ideal para la humedad. La ley exige documentación en papel y hay que saber conservarlo", dicen los creadores del proyecto, que lleva facturados más de 500.000 pesos y ya clasificó 42 millones de hojas.

Ambos se definen como "ordenados", y en 2003 decidieron "capitalizar esa actitud" luego de conocer los pasillos de varios archivos en trabajos anteriores en entidades públicas, organizaciones no gubernamentales (ONG) y editoriales de La Plata, ciudad donde viven.

"Vimos una carencia en la metodología del manejo del papel y en el circuito de trámites. Sabíamos que había que hacer algo innovador y que teníamos que crear un beneficio para los clientes", relata López Ruf, licenciado en comunicación social, de 32 años.

En el mercado, según señala, existían las guardas externas o espacios que se alquilan a las empresas para que guarden sus papeles.

"Lo nuestro es diferente -agrega-. Vamos al lugar, lo ordenamos, hacemos la clasificación y dejamos instalada una metodología de trabajo para que el equipo de la empresa siga administrando la documentación en forma correcta."

El armado de Clerk demandó dos años. En ese tiempo, el dúo se dedicó a investigar en profundidad el mercado y a desarrollar el software Sybase, que centraliza la información de los archivos para que el usuario pueda saber exactamente en qué lugar está el documento que busca y acceder a un breve resumen.

El equipo, por otro lado, mandó a fabricar cajas especiales para conservar los documentos, que almacenan hasta 15 kilos.

La salida al mercado estuvo lista en 2005 y madre e hijo armaron una red de contactos para promover la oferta de Clerk, en la que figuran la organización de archivos, el software, la asesoría técnica, el diagnóstico situacional, la capacitación de personal y la elaboración de manuales de procedimientos.

Papeles y prótesis dentales

El primer cliente de la empresa, que emplea cuatro personas, fue un despachante de aduana y luego llegaron otros 33 proyectos de Córdoba, Misiones, Bahía Blanca y Capital Federal, entre otros lugares. El más complejo, de una empresa petrolera, contempló la clasificación de documentos en 5000 cajas y demoró 8 meses.

"Hoy tenemos muchas consultas, pero a los departamentos de finanzas les cuesta aprobar los proyectos. Nos llaman los que tienen que lidiar con los papeles porque saben que si hay orden se puede planificar y así se pueden elaborar planes de trabajo", detalla Sciaini, contadora y administradora de empresas.

"En cada proyecto se elimina un 20% del papel. Las empresas siguen haciendo copias porque no saben lo que tienen. Cuando hay una organización se aprovecha mejor el espacio y no hay duplicados innecesarios", agrega.

Los servicios de Clerk también fueron solicitados por particulares como escritores, escribanos e incluso un mecánico dental que los llamó para "ordenar y clasificar las prótesis dentales, que había empezado a acumular debajo de la cama porque no tenía más espacio".

Este tipo de pedidos empujaron a los emprendedores a diversificar su oferta este año con la unidad de negocios Clerk Hogar.

"Lo que hacemos es ordenar la casa. Hoy a la gente le falta tiempo, espacio y ganas para hacerlo, y estamos promocionando el servicio. Ya nos llamó una familia que se había mudado y no lograba terminar de desembalar las cajas", señala Sciaini.

Mercedes García Bartelt